Beste deelnemer aan de ADT,

Het is bijna zover, hartstikke leuk dat je erbij bent!
Op deze pagina tref je alle belangrijke informatie aan over jouw deelname aan de Autumn Desert Trail. Lees het goed door, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Het is nu echt bijna zover: nog een paar dagen en je gaat van start tijdens de Autumn Desert Trail 2017! Wij zijn nog druk met de voorbereidingen bezig en hebben er alvast heel erg veel zin in! De ticketshop is vandaag gesloten en de deelnemerslijsten zijn geprint én definitief (wijzigingen doorgeven kan en hoeft dus niet meer).

Het is belangrijk dat je deze informatie leest vóór aankomend weekend.

Waarschuwing aangaande doorverkochte tickets ADT 2017

Ondanks dat we er meerdere keren op gewezen hebben dat de tickets voor de ADT persoonsgebonden zijn, merken we dat er nog steeds mensen zijn die kaarten onderhands doorverkopen.

Wij willen jullie er nogmaals op wijzen dat dit niet de bedoeling is. Als jouw eigen naam, en dus de naam die je invult op het Eigen Risico formulier, afwijkt van de naam op het ticket, dan voldoe je niet aan de algemene voorwaarden. Ook voldoe je niet aan de algemene voorwaarden als jij niet degene bent die als deelnemer staat ingevuld op het eigen risicoformulier én op het ticket. Indien dit bij de inschrijfbalie opgemerkt wordt dan mag je niet starten. Bij twijfel kunnen we vragen om je legitimatiebewijs.

Hippisch Drenthe kan dit als organisator niet aanvaarden in verband met de strenge eisen van de verzekeringsmaatschappij.

Wij gaan ervan uit dat iedereen hierin zijn of haar eigen verantwoordelijkheid neemt.

Extra opmerking over het parkeren:

Er mag niet geparkeerd worden in de bermen. Ons parkeerterrein is groot genoeg. We hebben een deel van het terrein voorzien van rijplaten. Je blijft echter zelf verantwoordelijk voor je eigen combinatie auto-trailer en of die combinatie in staat is om onder normale omstandigheden het terrein te verlaten. In geval van nood beschikken we over een voertuig (Aebi) die vastzittende combinaties kan lostrekken. Het parkeren, evenals het eventueel lostrekken van een vastzittende combinatie is volledig voor eigen risico. Hippisch Drenthe kan hierin geen verantwoordelijkheid nemen. Zorg ervoor dat je auto over de mogelijkheden beschikt om losgetrokken te kunnen worden, mocht dit nodig zijn.

Landbouwverkeer

Houd op de route naar het parkeerterrein toe rekening met het landbouwverkeer (zeker op zaterdag) dat ook gebruik maakt van een deel van onze route.

Route naar het Drents-Friese Wold

Deelnemers komen elkaar tegen op de heen- en terugweg. Houd rekening met elkaar tijdens het passeren. Er is ruimte genoeg. De route naar het bos wordt met bordjes aangegeven. Ook de terugweg geven we aan vanuit het Drents-Friese Wold.

Eigen Risico formulier

In de bijlage van deze mail tref je nogmaals het Eigen Risico Formulier aan. Het is belangrijk dat je het Eigen Risico formulier uitprint, leest, ondertekent én meeneemt op de dag dat je start. Dit formulier moet ingeleverd worden wanneer jij je meldt bij de inschrijfbalie op het parkeerterrein. Zonder dit ondertekende formulier mag je namelijk niet starten! Minderjarigen (jonger dan 18 jaar) dienen hun wettelijke vertegenwoordiger (ouders/voogd) te laten tekenen.

De puzzeltocht

Wil je meedoen aan de puzzeltocht en kans maken op de geweldige prijzen die je dankzij onze sponsors kunt winnen?

1)    Neem zelf een pen mee vanaf huis.

2)    Neem een papier mee bij de inschrijfbalie. Je kunt ook de antwoorden eerst opslaan in je telefoon en daarna overschrijven op papier.

3)    Schrijf de antwoorden op de 10 vragen op het papier.

4)    Lever het papier in bij de Tipi-tent op de Kale Duinen. Zorg dat de namen, telefoonnummers en e-mailadressen erop staan.

We gaan niet vertellen waar in het gebied je de bakens aantreft. Je zult ze zelf moeten opzoeken. Je kunt de vragen alleen of met een groepje beantwoorden. Als je de antwoorden samen maakt (in een groepje), zorg er dan voor dat alle namen ook op het antwoordvel staan. Elke prijs wordt namelijk aan één persoon toegekend.

De voorwaarden om in aanmerking te komen voor de hoofdprijs en de mooie volgprijzen zijn, naast het geven van het juiste antwoord:

1)    Je bent deelnemer van de ADT

2)    Je hebt Hippisch Drenthe geliked op facebook.

Korte checklist voor je vertrekt

  1. Neem je ticket/startbewijs mee. Dit kan door het ticket te printen of door het ticket te laten zien op je telefoon. Nogmaals: de tickets zijn persoonsgebonden. Je kunt níet starten op naam van een ander.
  2. Neem het ondertekende Eigen Risico formulier (zie hieronder) mee.
  3. Neem € 5,- contant geld mee voor de borgsom van je armband. Deze borgsom krijg je terug als je de armband op dezelfde dag voor 18.00 uur (!) inlevert. Iedere deelnemer is verplicht om deze borg te betalen á € 5,- per armband.
  4. Neem je cap mee. Ruiters en menners en andere aanwezigen op de wagen zijn verplicht om een cap te dragen.

Alleen als je voldaan hebt aan de bovengenoemde vier punten mag je starten aan de Autumn Desert Trail.

Belangrijke telefoonnummers. Mocht je iemand van de organisatie willen spreken tijdens de ADT, neem dan contact op met één van de volgende personen. Sla de nummers desnoods tijdelijk op in je telefoon. Houd wel rekening met het feit dat de ontvangst  van de mobiele telefoons in het gebied niet altijd optimaal is. Krijg je geen contact? Probeer dan één van de andere nummers:

Tanny de Nooy, Hippisch Drenthe: 06-49322370
Henriette Dieters, Hippisch Drenthe: 06-20297751
Lineke Bakker, Hippisch Drenthe: 06-51358868
Jantsje Bijmolt, Staatsbosbeheer: 06-22405133

Eten en drinken
Je krijgt 1 drankje en een plak cake op de Kale Duinen wanneer je dat wilt. Wil je meer eten, drinken of een snack halen op de parkeerplaats? Dan is het handig als je contant geld bij je hebt. We hebben geen pinautomaat.

Prijzen
Koffie en thee: € 1,-
Frisdrank: € 1,50
Cake: € 0,50
Snoep: € 1,-

Hoefsmid en EHBO
Hoefsmid Brennie Koenes is op afroep beschikbaar. Heb je Brennie nodig? Neem contact op met Tanny, Henriette of Lineke. De EHBO heeft een post op het parkeerterrein (nabij de toiletten, inschrijfbalie en snackwagen) en op de Kale Duinen in de Tipi-tent van Staatsbosbeheer waar de catering verzorgd wordt.

Eigen Risico formulier
Het is belangrijk dat je het Eigen Risico formulier uitprint, leest, ondertekent én meeneemt op de dag dat je start. Dit formulier moet ingeleverd worden wanneer jij je meldt bij de inschrijfbalie op het parkeerterrein. Zonder dit ondertekende formulier mag je namelijk niet starten! Minderjarigen (jonger dan 18 jaar) dienen hun wettelijke vertegenwoordiger (ouders/voogd) te laten tekenen.

!

Download hier het Eigen Risico formulier

!

Nieuwe parkeerplaats

We hebben dit jaar een nieuw parkeerterrein gevonden aan de Haerdijk/Muldersweg tussen Appelscha en Elsloo. De familie Sinnige heeft een mooi stuk land ter beschikking gesteld voor ons evenement. Het is ideaal gelegen ten opzichte van het gebied waarin we zullen rijden, zie kaart hieronder. De route naar het gebied toe (de gele lijn op de kaart) wordt met behulp van bordjes duidelijk aangegeven, ook vanaf het punt dat de gele lijn stopt op de kaart.

Tevens zullen er in het gebied bordjes worden geplaatst die verwijzen naar de uitgang. Je rijdt dezelfde route terug naar de parkeerplaats. Houd rekening met tegemoetkomende deelnemers; er is ruimte genoeg om elkaar te passeren.

Belangrijk: verplichte routes naar parkeerterrein!

Op de kaarten hieronder zie je de aan- en afvoerroutes richting de parkeerplaats aan de Haerdijk/Muldersweg. Dit zijn verplichte routes die met de auto, trailer of vrachtwagen gevolgd moeten worden.

Veiligheid staat bij ons op de eerste plaats! Daarom hebben wij ervoor gekozen om de kortste route naar het Drents-Friese wold alleen beschikbaar te stellen voor deelnemers te paard en aanspanningen.

Dit betekent dat het gemotoriseerde verkeer iets langer moet rijden om bij de parkeerplaats te komen. Verkeersregelaars bij Terwisscha, De Kloosterweg en Boekhorst wijzen de weg. Zet je navigatie dus uit en volg de bordjes waarop het logo van Hippisch Drenthe staat.

  • Afslag Terwisscha vanaf de N381 (vanuit Smilde). Volg de roze route.
  • Elsloo en omstreken: neem de groen/oranje route en volg daarna de roze route naar de parkeerplaats. 
  • Makkinga en omstreken: neem de paars/groen/oranje route en volg daarna de roze route naar de parkeerplaats.
  • N381 uit de richting Drachten: verlaat de ovonde bij Oosterwolde, volg de oranje route langs Boekhorst en volg daarna de roze route naar de parkeerplaats.

Let op: de turquoise route is uitsluitend voor deelnemers te paard en aanspanningen!

Vrachtwagens zwaarder dan 7500 kg parkeren bij Loonbedrijf Graafstra. De verkeersleider wijst de weg.

Aankomst parkeerterrein

Wanneer jij je auto, trailer of vrachtwagen geparkeerd hebt, kun jij je aanmelden bij de inschrijfbalie op het parkeerterrein. Je vindt de inschrijfbalie bij de snackwagen en de toiletten. Hier laat jij je ticket zien, lever je het Eigen Risico formulier* in, ontvang je een consumptiebon en betaal je de borg van € 5,- voor je armband. Deze armband dien je zichtbaar te dragen. Boswachters en BOA’s controleren aan de hand van de armband of de ruiters/aanspanningen in het gebied officiële deelnemers van de ADT zijn.

* Het ondertekenen van het Eigen Risico formulier is verplicht. Minderjarigen (jonger dan 18 jaar) dienen hun wettelijke vertegenwoordiger (ouders/voogd) te laten tekenen.

Starttijden

We starten in tijdsblokken van 25 minuten, zie afbeelding hiernaast.

Opmerkingen bij de starttijden:

1) Zorg ervoor dat je start binnen het tijdsblok dat je geboekt hebt.

2) Voor iedereen, maar zéker voor de laatste twee groepen geldt: zorg ervoor dat je binnen bent voordat het donker wordt.
Hou er ook rekening mee dat van zaterdag op zondag de wintertijd ingaat: het wordt een uur eerder donker!

Vrij rijden

Alle deelnemers worden vanaf de parkeerplaats via een vaste route naar het gebied geleid. Zodra je in het gebied aankomt, ben je vrij om te rijden waar je wilt. Het liefste buiten de paden, zodat het doel van Staatsbosbeheer (beheermaatregel van het gebied) ook behaald wordt.

Er zijn dus géén uitgezette routes. We hebben wel een puzzeltocht met 10 vragen uitgezet in het gebied. Deelname hieraan is vrijwillig en je maakt kans op mooie prijzen! Bij de tent van Staatsbosbeheer op de Kale Duinen kun je drinken halen (je krijgt één consumptiebon bij de inschrijfbalie op het parkeerterrein). Bezoekers/fotografen dienen alle consumpties te betalen.

Belangrijke tip

De deelnemers die hebben meegedaan aan eerdere edities van de ADT weten het al, voor de nieuwe ruiters en menners hebben we toch nog even een tip. We vragen iedereen om rekening te houden met het feit dat het terrein waarop de ADT verreden wordt, naast zandpaden, behoorlijk zware stukken kent. De zandverstuiving (Kale Duinen) is mul en het op- en afrijden van de heuvels in het gebied er omheen is zwaar.

Houd rekening met de conditie van je paard, realiseer je dat je paard ook jouw ruitergewicht draagt en pas daar je rit op aan. Voor menners geldt hetzelfde. Rijd niet over de zandvlakte met een volgeladen wagen. We kunnen het niet verplichten, maar we raden het af om met meer dan twee personen op de wagen te zitten (afhankelijk van het type paard/pony voor de wagen).

Tot slot

Namens het team van Hippisch Drenthe en Staatsbosbeheer: heel veel plezier tijdens de Autumn Desert Trail 2017!