Algemene informatie

Belangrijke telefoonnummers

Tanny de Nooy, Hippisch Drenthe: 06-49322370
Henriette Dieters, Hippisch Drenthe: 06-20297751
Lineke Bakker, Hippisch Drenthe: 06-51358868
Jantsje Bijmolt, Staatsbosbeheer: 06-22405133

Algemeen

Alle vrijwilligers verzamelen zich op beide dagen om 7.30 uur op de parkeerplaats aan de Muldersweg/Haerdijk tussen Appelscha en Elsloo (zie kaarten onderaan deze pagina). We houden een korte briefing.

Warme kleding
We hopen natuurlijk op aangenaam herfstweer, maar zijn er niet zeker van. Zorg dat je warm genoeg bent aangekleed en eventueel regenkleding of een paraplu bij je hebt.

Eten en drinken
Het eten en drinken wordt verzorgd door Hippisch Drenthe. Wij zorgen voor drankjes en een lunchpakket en mocht je zin hebben in een snack, dan kun je terecht bij de snackwagen van onze hoefsmid op het parkeerterrein. Heb je speciale dieetwensen (vegetarisch of glutenvrij bijvoorbeeld)? Geef dat dan door via een sms of whatsappbericht aan Henriette:  06-20297751

Taakomschrijving catering zandvlakte

Op de zandvlakte van de Kale Duinen plaatst Staatsbosbeheer een Tipi-tent waar jullie met vier personen in staan. Wil je niet de hele dag staan? Dan is het handig als je een (tuin)stoel meeneemt. Wij zorgen ervoor dat de stoel op de vlakte komt.

Wat serveren we?
Koffie, thee, cola, sinas, water, cake en snoep. Koffie en thee kunnen ter plekke gezet worden. Alles wat je verkoopt moet genoteerd worden in het kasboek. 

Prijzen
Koffie en thee: € 1,-
Frisdrank: € 1,50
Cake: € 0,50
Snoep: € 1,-

Je krijgt te maken met twee doelgroepen.

  • de deelnemers
  • bezoekers en fotografen

Deelnemers: krijgen een bon bij de inschrijfbalie, die ze kunnen inruilen voor 1 drankje en een plak cake. Hier hoeven ze niet voor te betalen. Voor alle extra consumpties betalen ze wel.

Bezoekers en fotografen: betalen de prijzen voor consumpties zoals hierboven genoemd.

Extra opmerking voor de zaterdagploeg:
Op zaterdagmorgen tussen 10.30 en 12.00 uur wordt er nabij de Tipi-tent van Staatsbosbeheer een persmoment ingelast. Het is de bedoeling dat de genodigden (gratis) koffie, thee en cake krijgen. Tijdens dit persmoment zijn Staatsbosbeheer, Hippisch Drenthe én het Recreatieschap Drenthe aanwezig. Het Recreatieschap Drenthe lanceert op dat moment haar nieuwe brochure en website: ‘Drenthe in stap, draf of galop’.

Taakomschrijving inschrijfbalie controle tickets

De inschrijfbalie staat op het parkeerterrein. Er zijn twee vrijwilligers verantwoordelijk voor de ticketcontrole. Alle deelnemers dienen zich te melden en een geldig geprinte ticket te overhandigen of ze moeten het ticket op hun telefoon laten zien.

Deelnemerslijsten
Vanwege de slechte ontvangst in het gebied maken we waarschijnlijk geen gebruik van de scanapparatuur. We hebben de deelnemerslijsten uitgeprint en je streept de deelnemers door die zich komen aanmelden.

  • Je zet een vinkje voor de naam van de deelnemer. Check of de tijd waarop ze zich komen aanmelden realistisch is met de starttijd. Dit om te voorkomen dat deelnemers in andere groepen gaan starten en de groepen te groot worden.
  • Iedere deelnemer moet een ondertekend Eigen Risico formulier (ER-formulier) inleveren. Je checkt of de naam op het formulier klopt en of het ondertekend is. Zijn ze het formulier vergeten? Laat dan ter plekke een formulier ondertekenen. Zonder dit ondertekende formulier mogen ze niet starten!
  • Je legt het ER-formulier in een doos.
  • Geef de deelnemer een bonnetje voor een consumptie op de Kale Duinen.

Taakomschrijving inschrijfbalie armbanden/borg

Er zijn twee vrijwilligers verantwoordelijk voor de armbanden/borg.

  • Iedere deelnemer moet verplicht met een armband rijden. De borg per armband is € 5,-.
  • Je bewaart het geld in het geldkistje. Als je vragen hebt, dan spreek je Lineke Bakker van Hippisch Drenthe aan. Zij is aanwezig in de buurt van de inschrijfbalie.
  • Na afloop van hun rit (en op de dag zelf voor 18.00 uur) komen de deelnemers hun armband inleveren (dit is niet verplicht). Je geeft de borgsom terug.

Taakomschrijving hoofd parkeerwacht

We wijzen per dag 1 hoofd parkeerwachter aan, deze persoon wordt gepost bij de ‘duiker’ waar de auto’s het terrein op- en afrijden. Deze persoon is verantwoordelijk voor de coördinatie van de 4 andere parkeerwachters en lost problemen op. Op de dag zelf zal iemand van Hippisch Drenthe de posities laten zien als we ’s ochtends verzameld hebben.

Belangrijk:
De auto’s en trailers maken gebruik van 1 (dezelfde) op- en afrit. Deelnemers te paard verlaten het terrein aan de andere kant van de parkeerplaats. Zo voorkomen we dat we verkeersstromen hebben waarbij auto’s en levende dieren elkaar kruisen.

  • Hoofd parkeerwachter nummer 1. Hoofd parkeerwacht op straat bij de in-/uitrit naar het parkeerterrein. Deze parkeerwachter fungeert als een ‘stoplicht’ en regelt wie, wanneer het terrein oprijdt. Hij/zij kondigt aan dat er combinaties het terrein willen verlaten en bepaalt wie, wanneer mag rijden.
    • Komen er geen auto’s en trailers het parkeerterrein afrijden? Dan kunnen de trailers met nieuwe deelnemers die aankomen rijden direct het terrein oprijden.
    • Zijn er trailers/auto’s die het parkeerterrein willen verlaten? Zorg er dan voor dat de auto’s en trailers met nieuwe deelnemers eerst wachten op straat tot de combinaties die het terrein verlaten weg zijn.
  • Parkeerwachter nummer 2. Deze parkeerwachter staat bij Graafstra om zware vrachtwagens van meer dan 7500 kg (de grote vrachtwagens dus en niet kleine 2-paardswagens) het terrein op te sturen.
  • 3 Parkeerwachten in het land. Deze personen staan verderop op de parkeerplaats en wijzen de deelnemers naar de juiste parkeerplaats. Het is de bedoeling dat er aansluitend geparkeerd wordt en dat er geen gaten vallen of dat mensen midden op het terrein gaan staan.

Taakomschrijving verkeersregelaars en vrijwilligers

We maken gebruik van officieel opgeleide verkeersregelaars, omdat dit een eis is vanuit de gemeente. Op ieder belangrijk kruispunt staat een verkeersregelaar. Deze verkeersregelaar wordt bijgestaan door 1 vrijwilliger.

Het is belangrijk dat auto’s en trailers de vooraf bepaalde route rijden. Dit is niet de snelste route naar het parkeerterrein, maar de route die wel het veiligste is. We houden op deze manier namelijk de verkeersstromen van auto’s en trailers en ruiters te paard gescheiden. Zie kaart hieronder voor de aanrijroutes en de plaatsing van verkeersleiders.

Verkeersregelaars op de punten waar ruiters te paard langskomen (Kloosterweg en Canadaweg) willen we vragen om eventuele mest van paarden zo snel mogelijk even in de berm te vegen. Op die manier voorkomen we overlast voor medeweggebruikers.

Taakomschrijving vrijwilligers locatie ‘schapen hek’ en ‘men-hek’

Als de ruiters het Drents-Friese Wold betreden moeten ze door een hek. De vrijwilliger bij dit hek zorgt ervoor dat er geen schapen tussentijds ontsnappen.

De vrijwilliger die staat bij het hek waar de menners/aanspanningen doorheen moeten, opent het hek als er menners aankomen en let er logischerwijs ook op dat de schapen niet ontsnappen.

Taakomschrijving vrijwilligers locatie ‘gezamenlijke weg, zandpad/schelpenpad’

Het is belangrijk dat deze vrijwilligers ervoor zorgen dat de deelnemers niet met hun paarden op de paden komen die bestemd zijn voor fietsers. Dit is een heel belangrijk punt voor Staatsbosbeheer.

Taakomschrijving mobiele catering

Deze twee vrijwilligers rijden de hele dag door het gebied om alle andere vrijwilligers van eten en drinken te voorzien. Hiervoor is een auto beschikbaar.

Routes naar parkeerterrein

  • Roze: route vanaf N381 afslag Terwisscha.
  • Groen/oranje: route vanuit richting Elsloo
  • Paars/groen/oranje: route vanuit richting Makkinga
  • Turquoise: uitsluitend deelnemers te paard en aanspanningen!

Vrachtwagens die zwaarder wegen dan 7500 kg worden door de parkeerwachter op de parkeerplaats bij Loonbedrijf Graafstra gezet.

Taakverdeling gekoppeld personen

Hieronder treffen jullie de taakverdeling per persoon aan. Mocht je grote problemen hebben met je vrijwilligerstaak, stuur dan een mail naar: finance@hippischdrenthe.com of een whatsappbericht aan Lineke (zie nummer bovenaan de pagina).